中国人民银行绍兴市中心支行 魏超东
论文摘要：随着央行会计改革的不断推进，会计档案规范化管理日益受到关注，本文从基层央行会计档案管理特点出发，就基层央行会计档案管理现状及存在问题进行分析，探讨会计档案规范化管理的有效模式，以促进会计档案利用价值，提高会计档案管理水平。
关键词：央行 会计档案 规范化管理
当前，基层央行在实施会计档案管理中，主要执行的是2006年施行的《中国人民银行会计基本制度》中的相关条款。由于《中国人民银行会计基本制度》并不是针对会计档案管理制订的专门指导条款，随着社会经济发展以及央行对电算化管理要求进一步提高，基层央行实施会计档案管理的内容和形式都发生了较大变化。
一、基层央行会计档案管理的特点
央行会计档案不同于文书档案，会计档案的管理具有其自身的特点：
一是会计档案内容的专业性。基层央行会计档案是中央银行会计核算活动中形成的专业档案，是会计核算活动的真实记录。其内容主要以货币为单位进行反映，通过“数字语言”反映情况，说明问题。
二是会计档案保管的集中性。随着央行会计、国库、货币金银业务核算的日益集中，中心支行事后监督中心逐渐成为各类会计档案的归集地。会计、国库、货币金银部门的会计核算资料经事后监督中心监督整理装订后，留存事后监督中心可移交中心支行综合档案室，形成会计档案集中保管格局。
三是会计档案形式的多样性。会计核算的电子化普及，导致会计档案载体形式的多样化，既有传统纸质档案，也有现代磁性介质档案。传统会计档案主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报告和其他会计档案资料，现代磁性介质载体主要有软盘、磁带、光盘等，相应的档案保管要求也日益提高。
二、基层央行会计档案管理的现状
受当地经济、单位环境、设备配置、人员素质等因素影响，基层央行会计档案管理具有多元化、动态化的模式特征。现就基层央行会计档案管理的基本模式分类简述如下：
(一)按会计档案集中管理程度划分
1、会计档案集中统一管理。即建立中心支行综合档案室，由中心支行档案管理部门对本单位所有档案(含会计档案)实行集中统一管理。该管理模式适应央行大会计核算集中的发展趋势需要，该管理模式的优点是便于维护会计档案的完整与安全，有利于形成统一的档案信息利用中心;不足之处是档案管理投入成本大，技术要求高。
2、会计档案分级管理。即在央行系统内对会计档案实行分级管理，即中心支行、县级支行会计核算资料经中心支行事后监督中心监督后，形成的会计档案仍返归各级行档案部门自行保管。该管理模式的优点是管理职责明确、档案利用较为方便;不足之处是档案交接环节多、重复成本投资多。
3、会计档案分散管理。即由各级行的会计、国库、营业、发行等部门对自身业务核算形成的会计档案自行进行管理。该管理模式的优点是专业分工明确，部门自行利用档案方便;不足之处是对会计档案管理缺乏整体规划，长远看不利于档案的安全保管和档案信息资源的综合开发利用。
目前基层央行会计档案管理多为适当集中的分级管理模式。即中心支行会计、营业部门的全部会计核算档案集中到中心支行事后监督中心，由其保管或定期移交中心支行综合档案室。其他会计档案无论是否经事后监督，均由各部门自行保管。
(二)按会计档案管理形态划分
1、会计档案综合实体管理。对会计档案实施综合实体管理是当前基层央行会计档案管理模式的主流，其实质是人对实物的管理，重心在于会计档案实体的收集、整理、保存与利用。该管理模式可以实行集中统一式的综合管理，也可以实行统一领导、分片管理式的综合管理。该管理模式的优点是有利于会计档案工作的全面建设，发挥基层央行档案保管的现有功能，不足之处是主动开发档案信息资源的意识较弱。
2、档案信息一体化管理。对会计档案实施档案信息一体化管理是当前基层央行档案管理发展的方向，其实质是实行有形档案和无形档案双轨管理，即在会计档案实体管理的基础上，进行电算化会计档案的收集和利用。重心在于对会计档案信息的开发与利用，强调计算机技术、光盘技术、网络技术在会计档案信息管理中的应用，该管理模式的优点是能使基层央行会计档案保管与信息化进程同步进行，有利于推动档案现代化管理，不足之处是对档案管理基础条件要求高。
在基层央行会计档案实际管理中，上述管理模式的采用往往是相互交叉的。如在采用会计档案集中统一管理模式的同时，采取档案信息一体化管理形态;在采用会计档案分散管理模式的同时，采取综合实体管理形态，或结合一定程度上的档案信息一体化管理形态。
三、基层央行会计档案管理存在问题
会计档案管理政策性要求高，专业性规定严、技术性日益强。而在目前基层央行会计档案管理中还存在诸多问题，离会计档案工作的标准化、规范化、制度化差距甚远，更谈不上会计档案的科学管理和信息资源开发。
(一)重管理制度，轻管理实务
制度建设是一项基础性工程，近年来基层央行的制度建设有了长足进步。在会计档案管理制度建设方面，会计、国库、发行等部门都制订了相应的会计档案管理制度。但在会计档案实际管理中却是各行其是，不论是集中管理还是分散管理，档案归档不及时，交接不规范，档案室硬件不合规等现象普遍存在。
1、会计档案归档不及时。部分重要业务科室的会计档案没有及时整理、装订、归档，而是放置在各职能科室。客观上讲，会计档案放置在职能科室方便查阅利用，而归入档案室保管会给调阅利用造成一些不便。但会计档案不及时归档，一方面不符合会计档案法规定要求，另一方面，由于缺乏专业保管条件和专职保管人员，容易出现会计档案遗漏和丢失的现象。
2、会计档案交接不规范。在执行内部控制制度的前提下，业务人员往往重视会计资料的交接环节，而忽视会计档案的移交环节。在实际工作中，有的不按规定程序办理会计档案移交和会计档案调阅，甚至出现档案管理人员工作移交时，该检查的不检查，该清理的不清理，只是交接了一串钥匙的现象。忽视了会计档案交接工作的基本要求，容易造成实物档案与档案登记不符，影响了会计档案管理的严肃性。
3、会计档案保管条件差。受限于各级行的办公条件，多数基层行的会计档案室面积较小、条件较差，达不到《中国人民银行会计基本制度》要求的防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物、防日光和防其他毁损的规定，与档案保管整齐、规范统一的要求还有一定的差距。会计档案室设防意识不够强，设施设备不完善，管理体制不到位，影响了会计档案的安全性和完整性。
(二)重纸质档案，轻磁介质档案
随着计算机技术的发展，会计电算化逐渐取代了传统的手工操作，出现了纸质会计档案与磁介质会计档案并存的局面，档案管理中重纸质、轻磁介质现象明显。
1、磁介质档案未全部纳入档案管理。会计电算化后，由计算机生成并打印的较为系统、完整的纸质会计资料仍定期纳入会计档案管理，而会计核算软件及其生成的磁介质电子数据却未全部纳入会计档案的管理范畴，由此造成会计档案的缺项。如会计核算软件管理，近年才在有关文件中明确由科技部门负责保管，但各地执行情况并不乐观。
2、磁介质会计档案保管手段落后。在会计档案纸质载体、磁介质载体共存的局面下，磁盘、磁带、光盘等磁介质因其质材的特殊性，应具有更高的防磁、防尘、防老化保管条件要求，但多数基层行限于档案室条件，其保管手段仍混同纸质档案，严重影响了磁介质会计档案的保管质量。
3、磁介质会计档案有效性检查不足。虽然档案管理制度规定对磁介质应定期进行检查、复制，但由于磁介质档案的检查、复制需要专门的设备器材和专业的操作人员，多数基层行往往无法有效地落实这一制度。此外，目前各核算系统更新升级频繁，部分磁介质档案已无核算系统的支持，检查、复制难以为继。
(三)重档案收集，轻档案利用
1、会计资料过量归档。一是非会计档案资料归档。出于宁滥勿缺的心态，部分基层行在收集档案过程中，将非会计档案资料如日备份磁盘、同城交换员核对单等也一并收集归档;二是重复资料归档。如将会计核算中心综合柜日终打印账表与会计网点日终打印账表一并归档，其中的流水账、余额表等均为重复资料。
2、会计档案超期保管。基层央行会计档案保管限期规定为永久、十五年、五年和三年。但多数基层行自独立行使央行职能已有二十多年，却未进行过会计档案清理和销毁，大量的超期档案占用了有限的档案室保管空间，也浪费了保管物力和人力。
3、会计档案利用率低。目前的会计档案多数处于“养在深闺人不识”的状态，除了上级行检查，基本没有见光的机会。在分散管理的基层行，会计档案游离于综合档案室外，档案卷号编制不规范，日久年长，人工查找难度较大。比较而言，磁介质档案因系统更新、无法复制等原因，远期利用效率更为低下。
(四)重专人管理，轻人员素质
会计档案管理是一项专业性技术性较强的工作，档案管理人员应有较好的专业素质和专业技能，才能胜任会计档案管理工作。基层央行一般能按规定实行会计档案专人管理，但存在用专人而轻专才的现象。
1、老职工成为档案管理主力。由于会计核算人员紧张，目前基层行多由一些行将退休的老职工担纲会计档案管理工作。老职工们有的并非出身会计岗位，对新业务接受能力也较低，只能做好档案实物的保管工作，而对档案的有效利用难有建树。
2、专人兼职管理会计档案。部分基层行实行专人兼职管理会计档案，兼职人员多为会计业务人员或事后监督人员。由于兼职人员本身疲于应付日常事务，只能勉强应付会计档案管理工作，加之因工作需要人员变动较为频繁，直接影响了会计档案管理工作的连续性和稳定性。
四、基层央行会计档案管理的有效模式
基层央行会计档案管理，应以《中国人民银行会计基本制度》中有关会计档案管理规定为基础，根据现状选择适合自身发展的会计档案管理模式，努力做到库房安全化、管理信息化、人员专业化。并积极创造条件，逐步实现集中统一的档案信息一体化管理模式。
实现集中统一的档案信息一体化管理模式，可以分为三步走：
第一步：加大会计档案管理投入，实行档案集中统一管理
1、变分散管理为集中管理。建立健全中心支行综合档案室，将县级支行、中支各部门分散管理的会计档案及文书档案，集中由综合档案室管理，形成档案管理和信息利用中心。综合档案室库房可充分利用县级支行已撤销发行库房就近改造，既能解决档案库房空间不足问题，又能较好地满足档案库房“七防”要求，同时也能降低档案库房投资成本。
2、变自由管理为规范管理。会计档案实行集中统一管理后，由档案管理部门统一装订规范，统一编制卷号、统一摆放要求、统一清理销毁，便于会计档案的规范管理和检索调阅。会计档案的规范管理可先由事后监督中心集中管理过渡到综合档案室集中管理，以确保会计档案管理的连续性。
3、变专人管理为专业管理。由中心支行聘用具备档案管理专业知识的人员专职负责档案管理，既能解决管理人员管理素质不足的缺陷，又能避免兼职管理人员杂务缠身的烦恼，从而有效提高管理效率。
第二步：提高档案管理科技含量，实现档案信息电子化
1、改进磁介质档案管理手段。针对磁介质档案的特殊性，为档案管理部门配备先进的计算机设备，实现对磁介质档案的有效检查和备份复制。
2、开发应用档案管理系统。在档案管理手段上，开发和应用先进的计算机档案管理系统，实现会计资料归档、立卷、检索、调阅、整理计算机全程处理，提高会计档案管理效率。
3、实现档案信息电子化。在现有会计影像凭证事后监督系统的基础上，借鉴商业银行电子档案管理理念，开发和运用适应央行需要的电子档案系统，将会计档案转化为电子信息，满足信息利用者在计算机环境下随时随地快速查阅利用会计档案信息的需求。
第三步：建立档案信息分析平台，实现央行信息一体化
1、制定档案信息管理制度。在基本实现前二步的基础上，由总行层面上着手，制定全国统一的央行档案信息管理制度，完善档案管理制度体系。
2、建立档案信息分析平台。在全国范围内推行档案资源数字化、信息管理标准化。在此基础上，设计开发有效的档案信息分析数据模型，应用于管理与决策支持系统，为领导层决策提供准确信息。
3、运作档案信息共享机制。实行各类档案信息服务网络化，满足各级行各方面的信息交流需要，最大限度地发挥档案信息的服务功能。
面对新时代会计档案工作的机遇与挑战，我们央行人要提高对档案管理重要性的认识，切实执行《档案法》及其《档案法实施办法》，进一步解放思想，与时俱进，不断创新，强化会计档案规范管理，充分利用会计档案资源，更好地服务于央行发展，服务于社会经济。
参考文献：
宗培岭 《民营企业档案管理模式研究》 浙江档案，2005，(2)
莫军 王瑞宁 《基层银行业金融机构档案管理亟待加强》 中国档案，2008，(03)
村鸿 梁萍 《新时期档案管理的特点与思路探析》 人才资源开发，2010，(03)
作者简介：
魏超东，男，1970年3月出生，1990年7月毕业于浙江银行学校，在职先后取得大专和本科学历，现就职于中国人民银行绍兴市中心支行，事后监督中心副主任。通讯地址：人民中路339号，邮编：312000
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