浙江省档案局关于印发《浙江省档案登记备份工作规范》的通知

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

浙档发〔2013〕23号

 

各市、县（市、区）档案局，省直各单位：

根据省政府规章《浙江省档案登记备份管理办法》，我局对原《浙江省档案与电子文件登记备份规范（试行）》进行了修订并形成了《浙江省档案登记备份工作规范》，现印发给你们，请认真贯彻落实。

 

浙江省档案局

                                  2013年7月12日

 

 

浙江省档案登记备份工作规范

 

第一章 总 则

第一条 为了加强档案管理，确保档案信息的真实、完整、有效，根据《浙江省档案登记备份管理办法》等规定，制定本规范。

第二条  本规范主要适用于各级机关、人民团体、国有企事业单位及国家综合档案馆（以下简称“各单位”）的登记备份工作，其他单位和组织可参照执行。

第三条  档案登记备份工作应遵循统一规划、分级管理，突出重点、强化监管，保障安全、实用高效的原则。

第四条  省档案行政管理部门负责全省档案登记备份工作的统筹协调、宏观规划和监督管理，办理省级单位、省级重点建设项目建设单位的档案登记管理工作。

县级以上档案行政管理部门负责本行政区域内档案登记备份工作的组织实施，制定相关规划和方案，统筹协调、监督管理，办理本行政区域内的档案登记管理工作。

第五条 国家综合档案馆根据《浙江省档案登记备份管理办法》，承担档案备份具体业务工作，负责做好备份数据的接收、检测、管理和维护等工作。

第六条 各单位要根据本区域内档案行政管理部门的统一安排，加强对本单位档案登记备份工作的领导，成立领导（协调）小组，明确专门机构和人员，加大经费、软硬件设施等投入，确保本单位档案登记备份工作的顺利开展。

各单位应按照国家有关档案管理及灾难备份要求，采取必要的管理和技术措施，确保档案及其报备数据的真实性、完整性、有效性和安全性。

 

第二章 范围和形式

第七条 县级以上档案行政管理部门应明确本级档案登记备份单位的范围，制定本行政区域内机关、团体、企业事业单位和重点建设项目建设单位档案登记备份单位名册。纳入名册的单位应包括：

（一）按照《档案法》和国家档案行政管理部门有关档案移交的规定，向同级国家综合档案馆移交档案的单位；

（二）本条第一项规定之外承担行政监管、公共服务、基本建设、社会管理、产业发展、生态保护、文化事业等职能，涉及公共安全、公共利益以及个人权益的单位；

（三）承担县级以上重点建设项目的建设单位；

（四）其他根据国家和省的有关要求，需要登记备份的机关、国有企业、事业单位。

经同级档案行政管理部门认定，属于集体、个人所有的，对国家和社会具有保存价值的重要档案，在自愿基础上，鼓励所有者向当地档案行政管理部门进行登记备份。

 

第八条 各单位应每年向本级档案行政管理部门登记报送本单位的档案管理情况，主要包括：

（一）档案类别、总量、数据库名称及容量；

（二）当年档案整理、归档的情况；

（三）有否自行采取的档案备份措施；

（四）其他事项。

第九条 各单位应备份的档案范围应依据国家档案局8号令、10号令制定的文件材料归档范围和档案保管期限规定、《国家基本专业档案目录》和《浙江省重点建设项目档案登记备份管理办法》等规定确定。主要包括：

（一）依法应当保管30年以上的档案；

（二）列入国家基本专业档案目录的档案；

（三）由政府投资并具有典型性和代表性的重点建设项目的档案；

（四）其他应当进行备份的重要档案。

第十条 档案备份的数据形式主要有：

（一）档案数字化成果：指各单位传统载体档案经数字化转换后形成的数据成果，包括全文和机读目录等。

（二）电子档案：指各单位在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件，包括相关文档、元数据和机读目录等。

（三）电子业务档案：指各专业主管部门及下属单位通过专门业务信息管理系统形成和处理的、列入国家基本专业档案目录的电子文件（一般以数据库形式保存）。

 

第三章 工作流程

第十一条 档案登记备份包括档案登记和档案备份两个主要环节。档案登记环节包括登记材料上报、登记受理、登记审核、反馈处置意见；档案备份环节包括制定备份方案、备份数据报送、备份数据检测与反馈。

第十二条 登记材料上报：登记单位应于每年9月底前，向同级档案行政管理部门报送《档案管理情况登记表（表1-1）》（见附件1）和年度归档情况说明等材料，报告本单位的档案安全管理情况。

第十三条  登记受理：档案行政管理部门应根据登记单位提交的报送材料，及时受理、记录其档案管理情况。

第十四条 登记审核：档案行政管理部门应对登记单位报送的档案管理情况进行审核，并根据单位档案的价值和国家档案灾害防治要求，对单位档案的安全管理现状、保障体系进行评判。

第十五条 处置意见：档案行政管理部门经审核，及时向登记单位反馈登记审核结果，填写《档案登记审核及备份处置意见表（表1-2）》（见附件1），提出实施档案备份的意见，对存在档案安全隐患的单位提出档案安全管理的相关建议，并及时督查落实情况。

登记单位有专门档案馆等设施，并已按相关标准规定的安全保障要求进行管理的，可以向档案行政管理部门提出自行备份的申请，经办理档案登记的档案行政管理部门审核同意，可以不再向国家综合档案馆进行备份。

第十六条 制定备份方案：登记单位在向国家综合档案馆进行首次备份前，应根据档案行政管理部门提出的备份意见，会同国家综合档案馆就本单位的档案备份范围、形式、周期等制定具体备份方案。

第十七条  备份数据报送：登记单位根据档案行政管理部门提出的备份处置意见和具体备份方案开展备份工作。备份前，登记单位应对备份数据先行自行检测，首次备份前，也可申请国家综合档案馆对备份数据质量情况进行预检。在报送备份数据时，各登记单位应填报《档案备份情况表（表2-1）》和《档案备份情况明细表（表2-2）》等材料（见附件2）。

第十八条 备份数据检测与反馈：国家综合档案馆应对登记单位报送的备份数据进行检测，根据检测情况，填写《档案备份数据检验表（表2-3）》（见附件2），连同检测报告一并反馈给报送单位。对于备份数据不符合要求的，登记单位应在收到反馈后及时整改，再按规定要求重新报送。

 

第四章 备份工作要求

第十九条  国家综合档案馆应加强与登记单位的沟通，按照备份方案确定合理的业务技术路线，做好备份实施工作，并确保备份数据的可靠、完整、安全。

第二十条 备份方案是国家综合档案馆和各登记单位实施备份的工作依据。备份方案的内容主要包括：本单位的档案安全管理现状、背景及目标，拟备份的传统载体档案、电子档案及电子业务档案（系统）范围说明，拟采取的备份策略（如备份时间、周期、备份方式、备份数据传输技术手段等）、软硬件配置和保存使用要求（如备份数据最低保存年限、利用范围限制等），登记备份工作安排和实施步骤，其他条件保障等。

第二十一条 传统载体档案每年进行一次备份，在每年10月底前完成前一年度形成的传统载体档案数字化成果的备份。

电子档案每年进行一次备份，在每年10月底前完成前一年度形成的电子档案的备份。当采取灾难备份方式时，可参照电子业务档案的备份要求进行周期备份。

电子业务档案的备份周期应根据各单位业务信息管理系统的数据安全需求确定。对数据变动频繁的，可每日、每周备份；对数据变动较少的，可按照变更周期进行每月、每季定期备份。

第二十二条  在对电子档案、电子业务档案进行灾难备份时，应兼顾数据安全需求、数据容量、数据管理及恢复的便利性等因素，以数据级容灾为主，一般采取全备份与增量备份相结合的方式（如每周、每月进行一次全备，之后进行增量备份）。备份数据应确保以“在线+脱机”、“本地+异地”等方式同时保存两套以上。

各登记单位应根据业务数据安全需求和业务工作特点，在与国家综合档案馆协商的基础上，合理确定备份数据保存时间。备份数据的最长保存年限一般为5-10年，对于每日、每周备份的数据，最近30天内应全部保留；超过30天的数据，采取近2年内按月保存，近5年内按季保存，近10年内按年保存的备份淘汰策略（留存的备份数据应确保完整、可恢复）。

第二十三条 各单位在开展登记备份工作前，应做好备份数据的转换导出、整理、封装打包等前处理工作。

（一）传统载体档案在备份前需做好数字化转换工作。省直单位档案数字化转换依据《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》执行，纸质档案扫描采用彩色模式，分辨率150dpi以上，以TIFF格式保存（采用LZW压缩或不压缩）。市、县（市、区）档案数字化转换应符合本区域内档案行政管理部门相关标准规范要求，参照省直单位有关规定执行。

涉密档案数字化转换应按照《关于加强涉密档案登记备份和数字化管理的通知》（浙档发〔2012〕42号）执行。

（二）电子档案应按照《电子档案移交与接收办法》等要求，按件整理、封装。有较高灾难备份需求的，可同时采取灾难备份的方式。

（三）电子业务档案一般采取数据库及信息系统整体打包备份的方式；已配置专业备份软件的单位，可直接报送经备份系统生成的原始备份数据。

为便于管理、传输和技术检测，应对备份数据进行封装打包并计算数字摘要校验码。封装打包建议采用ZIP或RAR格式的压缩软件；有保密要求的，可对备份数据进行加密处理。

第二十四条 各登记单位在脱机报送档案备份数据前，应按照纸质档案数字化、电子文件归档管理、磁性载体及光盘质量、灾难备份及恢复等国家和省有关标准规范要求，先行做好备份数据及载体的转换、整理和检测工作。在线报送的备份数据，其数据检测可参照进行。自检完成后，各单位应形成书面检测报告，并随同备份数据一起报送。

各登记单位备份数据质量检测的主要项目及指标：

（一）备份载体质量是否符合要求，是否携带计算机病毒等；

（二）备份数据的数字摘要码及其他技术指标是否与《档案备份情况明细表（表2-2）》的信息一致；

（三）备份数据质量是否符合规范要求。其中，档案数字化成果各项要求抽检合格率应达到95%以上（含95%）；电子档案，其内容真实、有效，结构和背景信息等要素齐全，符合有关电子档案的规范要求；电子业务档案或采取灾难备份方式的电子档案，其业务技术要求与备份方案一致，已经过模拟恢复测试。

（四）备份数据是否按照相关规范要求整理、存放到备份载体。

第二十五条 备份数据报送可采取脱机载体报送、在线定期传输、在线实时传输等方式。

对于档案数字化成果，宜采用一次写入型光盘或磁带等脱机载体方式报送，脱机载体质量应符合DA/T 15 和DA/T 38的规定。

对于电子档案，可采取在线定期传输或脱机载体方式报送。

对于更新频繁的电子业务档案，宜采取定期或实时在线传输的方式报送；对于更新周期较长的电子业务档案，可采用脱机载体（如光盘、磁带等）方式报送。

涉密档案数据应与非涉密数据载体分开，按照国家和省有关保密规定进行报送。涉密档案数据一般采取离线方式报送，采取在线报送方式时，其传输网络和软硬件管理系统应符合相应涉密等级要求。

第二十六条 备份介质应尽量选择有国际或国家标准，载体内在性能稳定，耐久性得到公认，能较方便地进行保护的载体，可选择使用数据磁带、光盘、硬盘等。在线存储介质建议使用磁盘阵列，并采用高性能、高可靠性、可扩展的存储构架（如SAN等）；近线存储介质可选择使用磁带库或虚拟磁带库、光盘库等；异质备份可选用缩微胶片等。

使用光盘作为脱机备份介质时，推荐采用JVC国际档案级光盘、SONY单盒装刻录光盘等符合规范要求的数据备份光盘。刻录前应对光盘进行材质检测，并以8倍速或不超过8倍速进行刻录，以确保数据刻录的质量。光盘标签面应采取专用“光盘标签笔”书写，不得使用硬笔在光盘标签面上书写，不得使用粘贴不干胶的标签方式。

各登记单位在对备份载体编号时，可采取“报送批次编号-批次内顺序号”的编号方式。其中，报送批次编号可按“全宗号（或单位编号）-年度-数据类别代码-本年度同类别内批次顺序号”的方式编，也可按“全宗号（或单位编号）-年度-本年度内批次顺序号”的方式编；登记备份中心可根据需要对报送的备份批次及载体重新编号，但必须保证编号的唯一性。

第五章 登记备份中心建设

第二十七条 登记备份中心是国家综合档案馆内具体承担备份业务和技术工作的内部机构，中心建设应当遵循统筹规划、属地管理，突出重点、安全保密的原则。各地要将登记备份中心建设纳入当地档案事业发展、信息化有关规划，通过项目方式整体设计并实施软硬件建设项目。

第二十八条 登记备份中心应具备以下五个基本条件：

（一）机构。建立由当地编制部门批准的登记备份中心或工作机构，明确组织领导和中心内部职能分工，落实岗位责任制，并将中心的日常运行经费列入同级财政预算，保障中心正常工作的开展。

（二）人员。配备专门信息技术管理人员，负责备份数据的受理、检测、反馈和数据管理、软硬件维护、信息安全保障等日常维护管理工作。中心内部应配备专职或以登记备份工作为主的人员1人以上。

（三）场地。登记备份中心应开辟相对独立的场所，且面积原则上不小于100M²。其中机房建设等应符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）、《电子信息系统机房设计规范》（GB50174 -2008）及网络布线等相关标准规范要求，保证软硬件设备的安全正常运转，消防、强弱电、空调、监控等应满足功能需求，保证在线登记备份与备份数据的长期安全管理。另外还要有配备专门存放光盘、磁带等脱机载体及登记备份书面台账的库房，开辟接待服务用房和异地备份场所。

（四）软硬件设施。登记备份中心应配备机房必要配置、计算机服务器及网络设备、海量在线存储设备、离线存储设备、安全保障设施、登记备份业务管理平台等。中心的备份数据存储设备应与数字档案馆或电子文件中心的档案数据存储设备相对分离，并留有一定的存储空间和扩展余地。安全设备应能覆盖所有联接网络，确保中心的软硬件设施和信息安全。

登记备份业务管理平台应具备登记上报、备份数据在线传输及存储管理、脱机载体存储管理，备份数据质量检测及安全监控管理，日常运维管理（如台账管理、备份策略管理、到期备份数据处理、统计分析、系统管理）等基本功能，能满足登记备份中心日常业务工作开展需求。

（五）业务建设。登记备份中心应按照档案行政管理部门有关规定，依职能开展档案备份工作，并建立制度、明确职责，规范管理、确保安全，做好备份数据及台账的分类管理，积极提供数据恢复、可靠性证明等有效服务。

第二十九条 登记备份中心应建立健全登记备份工作相关制度和规程，包括报送备份制度、安全管理制度、利用审批制度、鉴定销毁制度、统计制度、机房管理制度、保密制度、人员岗位责任制、应急处理预案等，并做好与相关部门的沟通、协调工作。

第三十条 登记备份中心应加强内部安全管理，做好各项安全保障工作。加强机房安全管理和监控工作，积极应用信息化手段，严格按照国家有关信息系统安全、机房建设、涉密信息系统建设等要求开展认证、检查，实现高效、安全管理。加强备份数据的安全、有序管理，定期检查备份数据保管情况，根据各单位备份方案，确定科学的数据存储管理及淘汰策略，严格按照规定做好到期数据的迁移、处置工作，积极应用信息化技术改进管理手段。严格执行保密规定，对档案信息的管理和利用进行严格控制，设定管理人员的访问权限，建立管理使用日志，记录使用人员、操作时间和内容。

档案备份数据依法受保护，非经报送单位同意，登记备份中心不得向社会提供查询和利用。对于进馆单位已到移交进馆年限的备份数据，需按规定办理移交进馆手续后，再按国家有关档案开放利用的规定提供查询和利用。

第三十一条 登记备份中心的所有备份数据应至少两套保存，并定期检查、转存或迁移。登记备份过程中形成的具有重要保存价值的文件材料和工作台账应及时归档。

第三十二条 按照国家有关档案或电子文件备份中心建设要求，通过馆际互备、服务外包等方式，开展异地灾备工作。

 

第六章 应急管理

第三十三条 各级档案行政管理部门应根据国家有关档案安全与应急管理规定，加强对本地区档案突发事故与灾害风险排查，以涉及民生权益或公共利益的档案数据安全为重点，定期组织开展档案安全风险评估和检查，发布档案安全状况报告。

第三十四条 各级档案行政管理部门应组织编制本地区档案突发事故与灾害应急预案，建立应急预案的备案、检查、评估制度并认真实施。积极应用计算机、网络等信息化手段，建立档案安全预警预报信息网络，建立健全应急指挥和保障体系。

第三十五条 各级登记备份中心应定期进行备份数据的恢复试验和开展应急演练，确保各单位在发生档案安全事故和真实性纠纷等情况时，能够得到及时的数据恢复和可靠性证明服务。

 

第七章 附 则

第三十六条 本规范自发布之日起实施，原《档案与电子文件登记备份工作规范（试行）》同时废止。

第三十七条 本规范最终解释权归浙江省档案局。

 

 

附件1

档案管理情况登记表（表1-1）

编    号：           

填报单位（盖章）                            填报日期：           

注：本表由各登记单位填写，一式二份报送同级档案行政管理部门。“编号”由受理登记的档案行政管理部门赋予，由“代字+年度+顺序号”组成。

 

 

 

档案管理情况登记表（附表）

 

 

电子业务 档案（系统）名 称	本单位备份情况				档案（系统）重要性及灾备需求说明
	数据总量（GB）	备 份 方 式	备 份 频 率	脱机存储 载 体

 

注：本表包括填报单位本级及其直属单位的数据,填不下可复制。

 

  档案登记审核及备份处置意见表（表1-2）

   审核编号：         

 

登    记 单    位		受   理 时   间
： 根据省政府令第306号《浙江省档案登记备份管理办法》第五条规定，你单位报送的档案登记材料已审核，现提出如下意见：                                                              审    核    人：                                     审核单位（盖章）：          年   月   日

注：本表由档案行政管理部门填写。“审核编号”由审核单位确定，由“代字+年度+顺序号”组成。本表一式两份，一份由档案行政管理部门保存备查，一份反馈给登记单位。

 

 

 

附件2

档案备份情况表（表2-1）

报送批次编号：        

 

填 报 单 位
经 办 部 门		填报 日期				涉密 情况
情 况 说 明	（备份数据的内容、时间、类型等说明）            本次共报送   份备份载体    个备份文件包。 谨申明：我单位备份数据根据省政府令306号《浙江省档案登记备份管理办法》要求报送，内容真实、完整。
档案备份载体（包）自检情况
经办人			检查人
单位领导 审批意见	（单位盖章）     年 月 日
主管机关 审批意见	（主管机关盖章）     年 月 日

注：“涉密情况”是指备份数据是否涉及国家秘密、工作秘密或个人隐私。“主管机关审批意见”栏只针对二三级单位。本表一式两份报送同级档案登记备份中心。

 

 

 

档案备份情况明细表（表2-2）

 

单位名称（盖章）：

 

载体（包）编 号	备份形成时间	内容说明	数字摘要	载体形式	实际容量（MB）

注：“数字摘要”是指对备份载体（包）用MD5、SHA1等摘要算法生成的唯一性摘要信息（或摘要文件），用于标识该备份载体（数据包）的真实性、可靠性，填写时应注明摘要算法。“载体形式”指档案备份数据载体形式，包括：光盘、磁带、移动硬盘或在线报送等。本表一式两份报送同级登记备份中心。

 

 

 

档案备份数据检验表（表2-3）

 

 

报送单位
报送批次编号
材料审核情况
技术检测情况	载体外观
	病毒检验
	可靠性检验
	完整性检验
	规范性检验（电子业务档案除外）
	技术方法与相关软件、说明资料检验（包括是否有加密、电子签名等）
处理意见	（经办人签名）
受理单位意见	（盖章） 年    月    日

注：本表一式两份，一份由受理单位保存备查，一份反馈给报送单位。