对民营企业数字档案备份的思考

海亮集团有限公司 王 霞

摘 要: 近年来，危害档案安全的突发性事件和自然灾害的频频发生，给档案带来严重威胁。那么如何才能有效应对威胁呢?档案备份无疑是一条确保民营企业档案安全的有效途经。

关键词: 民营企业 档案安全 档案备份

 

近年来，危害档案安全的突发性事件和自然灾害的频频发生。2001年发生的震惊世界的“9.11”恐怖袭击事件，不仅摧毁了美国纽约地标性建筑—世界贸易中心双塔，夺去了数千人的生命，同时也摧毁了许多公司赖以生存的商业档案资料，从而导致这些公司遭受重创。2008年“5.12”汶川特在地震使北川羌族自治县档案馆遭受巨大损失，6层楼高的档案馆坍塌成废墟，馆藏档案资料8.5万余卷(册)被埋在废墟下面，其中较完整记录羌族1700多年发展史的“孤本”档案《石泉县志》在地震中丢失，损失惨重。等等。

事实上，不只是人为破坏和地震，其它如洪涝灾害、特大雪灾、冰雹、台风等自然被害，以及火灾、战争等突发事件，都有可能威胁到档案的安全。那么如何才能有效应对这些威胁呢?档案备份无疑是一条确保民营企业档案安全的有效途经。

从档案管理的角度来讲，实物档案的备份由于受到库容等因素影响，显然难以适应档案发展的需要，加之实物备份成本过高，因此，数字档案的备份成为了保证档案安全的首要选择。由于数字档案以字节为单位储存，占用空间少且使用方便。当今信息技术已十分发达，硬盘、光盘技术越来越成熟，存储空间同步增大，这些均为档案的数字化提供了足够的空间。另外，随着计算机硬件成本的大幅度下降，进一步了数字档案备份的可能。

建立民营企业数字档案备份，可以使民营企业数字档案避开同一灾害对档案造成的损害，从而对档案起到保护作用。也许有人会说：民营企业所藏档案数量、质量及其重要性远远不及国家、省、市档案馆的馆藏档案，没有必要搞备份，但民营企业档案备份的重要性不容忽视，因此，民营企业数字档案备份工作应当引起当地档案部门和民营企业的重视。

一、民营企业数字档案备份的重要性

民营企业档案数字备份的重要性主要体现在以下方面：

1.民营企业数字档案备份，不仅保护了企业自身的档案，从长远来看，也保护了国家重要的档案资源。

2.民营企业数字档案备份，有效地控制了因遭遇突发性灾害，给企业所藏档案带来的不可逆性损毁，从源头上解决了企业档案在唯一地点存放所产生的安全隐患。

3.民营企业数字档案备份，有效地规避档案数据的安全。数字档案的产生、移交、归档、管理和利用都是基于互联网、专用网和局域网环境下进行的。在数字档案的归档、管理和利用服务过程中，档案数据的安全问题往往表现在多个层面，其中数字层面的安全主要是指涉及系统存贮的档案数据的安全问题，包括操作系统、数据库管理系统、档案数据存储、数据备份、数据格式的转换等等。民营企业数字档案管理是基于企业局域网的数据管理，同样面临着来自网络的安全。通过实施备份制度，企业因数据安全导致档案受损时，档案部门可利用备份数据，为其提供档案数据恢复服务，确保档案信息的安全。

4.民营企业数字档案备份，确保档案的真实性，从而强化档案的法律凭证价值。进入信息社会，档案载体形式大量电子化，电子文件的环境依赖性、易修改性决定了其原始性即凭证价值更易破坏，档案登记备份制度的推行就显得尤为重要。通过档案登记备份，各级档案部门作为非利益相关的第三方，对档案的原始性、真实性提供鉴证，通过确保档案的真实性来保障其法律凭证价值。

5.民营企业数字档案备份，可以强化档案行政监管职能。通过登记备份工作，档案部门可依法行使行政职能，将监管的领域从监管机关、团体、村社的档案拓展到监管企业档案，由监管纸质档案拓展到监管数字档案。

6.民营企业数字档案备份，可以提升民营企业档案工作水平。通过档案登记备份工作，可以加快推进民营企业档案信息化进程，推进民营企业数字档案室建设，进一步推动档案业务规范化建设，提升档案工作水平。

二、民营企业数字档案备份的基础条件

1.基地的选择。

建立民营企业数字档案备份基地应该选择同一主要灾害所涉及范围以外的地域，应主要遵循以下原则：一是相距性要求，即300公里以上;二是不属同类，即不同一江河流域、不同一电网、不同一地震带。同时，由于浙江省是台风多发地，因此对备份基地的选择要避开同一气象灾害的袭击，从而保障档案安全。

2.技术条件。

在当前形势下，实施民营企业数字档案的备份保存，前提是必须做好民营企业档案数字化工作，这是民营企业档案备份的基础性工作。近年来，随着社会信息化进程的加快，电子文件随之大量产生，同时，诸多民营企业在开展档案信息化建设和实施数字档案室项目的过程中，也形成了大量数字化档案，这就为民营企业档案的备份工作打下了坚实基础。

3.法理基础。

《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》、《电子文件管理暂行办法》等法律法规以及《中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》等都为档案登记备份制度的实施提供了法律基础。

三、民营企业数字档案备份的方式

笔者认为，在目前情况下，建议由当地档案部门牵头选择一家距本馆所在地300公里以上、不属于同一江河、同一电网、同一地震带、同一气候类型的同职级档案馆作为互相存放档案的对象，互为对方设立规模相当的数字档案备份基地，互为对方存放备份档案。由民营企业所在地的档案部门根据需要，选择一些具有典型性、代表性的民营企业列入登记和备份范围。同时，民营企业应主动参照国家对、省、市、县档案备份的具体要求，结合本企业实际情况，创造条件，逐步开展民营企业档案备份工作。

1.完善和健全有关管理机制。档案登记备份的数据形式多样，包括电子公文、业务电子数据、档案数字化成果等;涉及面广，对民营企业档案、信息技术和业务部门等都有一定要求。因此，民营企业在开展档案登记备份工作前，应统一部署，明确主管部门，安排专项经费，做好协调，责任到人，并将此项工作纳入相关人员岗位责任制考核。应按《电子文件管理暂行办法》的要求，对电子文件管理工作进行统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。

2.做好电子文件和数字档案的安全管理工作。民营企业要积极创建数字档案室，完善各类基础目录台账。对已归档保存的电子文件，应通过一定的管理和技术手段(如数字摘要、电子签名等)，采取一定的保护措施，确保归档电子文件的真实性、完整性;对各类重要电子业务数据，应由数据备份管理机构，进行实时或定期备份和安全管理;对重要传统载体档案，应根据档案部门的要求，加快数字化进程。

3.向数据备份中心进行登记备份。

民营企业应按规定，定期向定点的数据备份中心报送电子文件和数字档案的登记信息和备份数据。以在线登记认证或与光盘报送相结合的方式，按档案部门要求填报相关管理登记表，提供载体(数据包)目录和文件目录信息，同时，要负责登记备份数据的真实性、完整性和安全性。对于电子业务数据，可根据不同业务需求与安全保障要求，采用在线和离线相结合的存储备份方式。对于电子公文，可将电子公文先转换(或导出)为规范数据格式，并采用一次写光盘或磁带等存储介质脱机保存后进行移交备份。对于传统档案的数字化成果，参照《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》将数字化扫描图像和目录数据按规定格式存储到一次写光盘或磁带等介质再进行移交备份。

四、民营企业数字档案备份工作所面临的主要问题及对策

1.认识不足，重视不够。

民营企业对档案法律法规了解甚少，对档案工作重视不够，没有充分认识到登记备份的重要性。有时甚至无暇顾及档案工作，导致对档案工作整体投入力度不够，使得档案工作的基础条件都难以得到保障。同时，档案部门将工作重心放在对机关、团体、村社的档案监管上。由于民营企业自身的特殊性，对于民营企业，档案部门对此监管力度不足。因此，档案部门要加强对民营企业依法行使行政职能的力度，要加强宣传力度，提高社会档案意识和档案法制意识，尤其是提高民营企业领导的档案意识。

2.档案人员更替频繁，业务素质难以提高。因档案工作自身特性，岗位地位不显眼，往往会出现档案人员确定的随意性。而且多数民营企业档案人员为兼职，任务重，压力大，没有足够的时间和精力来保证做好档案工作。同时，档案管理是一门专业性很强的工作，需要档案人员通过较长时间的学习和积累，达到逐渐熟悉和掌握的程度。而档案人员的频繁调动，无疑会影响档案人员的责任心和专业技能的积累。因此，从维护档案安全保管的长远需要考虑，必须加强档案人员队伍建设，抓紧做好档案人员的稳定工作，促进档案工作持续稳定发展。

3.民营企业档案信息化、规范化基础比较薄弱。

民营企业档案一般分为文书档案、产品档案、科研档案、设备仪器档案、会计档案、人事档案、特种载体档案等，目前，大多数民营企业数字化工程还是集中于文书档案和特种载体档案，数字化覆盖类别不全，功能利用不完善，档案的深层次数字化还有很少的路要走，是制约档案登记备份的重要因素。一方面，要大力推进数字档案室建设，通过数字档案室建设，加快民营企业档案信息化步伐，确保民营企业登记备份电子数据的完整性和规范性，为下一步开展数字档案备份打下基础;另一方面，要通过把登记备份工作纳入档案目标管理认定、档案专项验收等考核内容，加大档案登记备份工作实施力度，进一步推动民营企业档案业务规范化建设。

实施档案登记备份制度是一项复杂的系统工程。民营企业数字档案备份的开展面临着诸多亟待解决的问题，但民营企业数字档案备份工作必将在需求中发展，在发展中逐步完善。

参考文献：[1]鞠建林.一项重要的制度创新--档案登记备份工作[J].浙江档案,2010,(1).

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作者简介：王霞,女，现就职于海亮集团有限公司，馆员职称，地址：诸暨市店口镇解放路386号。