档案登记备份要解决好三个关键问题

诸暨市城建档案馆 邵丽君

摘 要：新形势下，档案界要构建档案信息安全保障体系，逐步建立和完善档案登记备份制度。开展这项档案管理工作，首要的任务是要切实解决好三个关键性问题——管理理念的转变、组织机制的改进和工作体系的构建，文章对这三个方面进行了较为深刻的剖析与阐述，以供读者有所启发和参考。

关键词：档案 登记 备份 解决问题

档案登记备份总体要求是以科学发展观为统领，认真执行档案法律法规，根据五性(真实性、系统性、完整性、安全性、可识别性)的要求，以重要涉民档案为重点，加快档案资源整合，逐步构建结构优化、资源共享的档案信息安全保障体系。通过实施档案登记备份工作，可以不断提升档案部门的资源统筹和监管服务能力。新形势下逐步建立和完善档案登记备份制度，构建档案安全保障体系，首要的任务要解决好三个关键性问题。

一、切实转变档案安全保管的管理理念

解决好安全保管理念的问题是推进档案登记备份工作的前提和关键，我们要深化以下三个方面的认识。

(一)档案登记备份工作是新时期省委、省政府赋予档案部门的重要工作职责，是档案工作积极服务省委“八八战略”和“两创”总战略的重大制度创新

对于我省正在全面实施的档案与电子文件登记备份工作，省委常委、秘书长李强在不久前召开的全省档案局长会议上给予了充分肯定并提出了明确的要求。我们一定要把思想统一到省委、省政府部署的重大决策上来，切实增强推进档案登记备份工作的责任心与紧迫感，自觉自愿把这项工作摆到重要的位置。档案登记备份工作需要加大资金投入，然而，现实中有少数领导对这项工作的认识程度尚未到位，对所需工作经费没有列入各行政事业单位年度工作所需经费的预算，造成了档案登记备份工作的开展资金得不到保证，以至于这项工作根本没有按照诸暨市委、市府两办文件(市委办[2010]127号等)精神部署进行启动。

(二)推进档案登记备份工作既是档案管理工作的创新，又是档案工作适应社会管理创新的有效举措

随着经济体制由计划经济向市场经济、社会结构由封闭向开放的历史性转变的过程中，形势逼着社会管理要有新的创新，档案管理必须创新的课题向档案人提出新的挑战。“与纸质文件管理流程相比，电子文件管理正在发生一些值得关注的变化，很多为人们所熟知的经典管理环节正在经历多方位的改变。”①试想：在电子文件大量涌现的今天，如果仍然用传统观念即用管理纸质档案的方法套用到数字档案的身上，这样的数字档案管理显然是力不从心。所以，顺应社会发展的潮流，是档案界势在必行的事项。

(三)登记备份是切实维护社会和谐的有效手段

“民众的期盼，发展的动力。” ②推进档案登记备份工作，不仅仅是档案工作适应社会管理创新的有效举措，更是维护社会安定团结的问题。“当前，我们仍处于人民内部矛盾凸显期、刑事犯罪高发期、对敌斗争复杂期，并且这一态势在今后相当长一段时期内将难以改变。” ③从浙江情况看，目前各类矛盾碰头叠加，既有历史的原因，又有现实的因素，它们相互交织，对社会稳定构成了直接的威胁。民众希望安定，希望保存在档案馆里面的档案能够一查即告可查到。档案登记备份工作大大增强了档案工作对社会管理、社会和谐、社会稳定针对性、有效性。

二、切实改进档案登记备份工作组织机制

实现档案登记备份工作的顺利实施，必须加强安全保障机制、长期监督和灾难应急机制有关档案安全保障机制等方面问题改进。

(一)安全保障机制改进。

随着政府信息公开机制的逐步推开，行政复议、行政诉讼案件近年来呈上升的趋势。社会对行政管理提出了新的要求。档案行政管理部门作为主管本地区档案监督管理的主管部门，也要适应新形势的要求，改革和完善监督管理工作机制成为当务之急。“2004年5月1日，《上海市政府信息公开规定》即开始实施，比《中华人民共和国政府信息公开条例》整整早了4年。2006年，上海市政府受理的政府信息公开复议案件总数112件，2009年达527件。” ④电子文件具有与生俱来的特点，即对系统的依赖性、信息易变性等，需要我们切实改进它的安全保障组织机制，以便应对政府信息公开机制逐步推开的新形势。因为无论任何时候，经济、社会的发展和政务信息管理都具有连续性、继承性，都需要立足于既往、扎根于历史，承前启后地推进发展。过去，由多种档案管理机构分别管理的政务信息都是纸质形式，它不易更改。现在电子政务下的电子公文安全保障，须特别注意到它的“信息易变性”，切实改进安全保障组织工作机制，以防止电子文件“信息易变性”所衍生出来的行政诉讼案件发生。

(二)长期监督机制改进。

困扰档案工作发展的各种问题，可以说往往体现在监督机制能否长期有效。档案登记备份工作是一项耗资巨大的系统工程，制定和完善相关能够实现长效工作的机制很有必要。从监管程序讲，要增加一道事前申请登记的程序，把档案登记备份工作纳入每年的档案验收、年检和业务考核内容。同时，近阶段要积极开展档案登记备份的培训工作，让相关人员从技术水平上能够胜任。另外，通过档案登记备份工作的开展建立健全数字档案馆，凭借数字档案馆，还可为政府机关提供丰富的基础信息资源。当档案部门在信息时代社会活动中发挥了更为重要的作用时，档案局不再人微言轻，档案的长期监督管理不再成为问题了，档案登记备份工作的真正意义，也就能够充分体现。

(三)灾难应急机制改进。

如果是本地区的档案行政管理部门进行备份的档案登记备份，应当改为远程热备这种真正的异地备份方式。2011年3月11日，日本发生大地震及其次生的海啸，以及核事故、城市火灾等灾害;刚刚日前出现在我国不少地方的、传播快、范围广的“食盐慌”，搞得不少人心里有点不安。是工信部、商务部、盐业生产部门和有关地方政府通力协作，将这一“食盐抢购风”在短短几天内平息下去。国内国外，凡此种种，大自然的不确定性及其风险屡屡呈现在世人面前，并再次提醒人们，不管人类社会如何发展，经济社会怎样进步，都不能放松对各种自然灾害事故的警惕性。当前，档案部门全力以赴在建立的登记备份制度，的确可以更好地避免自然灾害事故导致的档案损毁事故。但是，如果只是在本地区的档案行政管理部门那里进行备份，一旦像地震这样的灾难性事件发生，本地区的档案登记备份等于没有备份。因此，档案登记备份应当采取远程热备的方式，通过远程复制的途径，在远程容灾中心实现备份方案才是真正的档案登记备份。

三、切实构建档案登记备份工作体系

建立和完善档案登记备份制度，构建档案安全保障体系，首先是理清档案登记备份工作思路，以笔者之见，主要是从把握好三大原则和注意好三个方面入手。

(一)注重把握指导原则。

档案登记备份工作具体指导和具体落实工作都是由人去做的，要坚持以人为本的原则。对人的管理，必须注意关注民情、惠及民生、维护民安和促进民和的要素。针对档案登记备份工作中的重点难点问题，在符合省情、市情的前提下，加强前瞻性、针对性、实用性和可操作性，使档案登记备份工作取得实效。

(二)注重把握工作重点。

在做好前期准备工作的基础上，先行试点，积累经验，逐步推进全区域档案登记备份工作。在突出重点基础上，统筹推进。区分轻重缓急，优先安排党政机关、涉及群众切身利益的民生领域、本地区重点建设项目的档案登记备份工作。重点领域相关档案登记备份工作，以实施民生档案基础信息数据库建设工程为抓手，按计划、分阶段、有步骤地抓好与群众利益相关的(如民政、卫生、林业、教育、社会保障等)民生领域中形成的业务电子文件和数据库的登记备份工作。对各单位的电子文件和数字档案基本情况要进行调查摸底，对民政、教育、卫生、社会保障等领域中形成的电子文件开展备份试点工作。对县级以上重点建设项目，具备条件的，应先进行登记备份。安全保密，有效利用。严格按照有关法律和规范标准，采取有效技术手段和管理措施，确保档案数据安全，确保国家秘密、商业秘密和个人隐私安全。发挥电子文件和数字档案资源高效便捷的优势，为党委、政府中心工作提供档案利用服务，为相关组织提供档案真实性认证和数据恢复服务。

(三)注重把握方式方法。

首先建立档案登记备份中心。根据电子文件和数字档案的安全备份需求，逐步实现区域内电子文件和数字档案的集中管理。然后开展机关、团体、企事业单位数字档案室建设。各机关、团体、国有企事业单位应按照《电子文件管理暂行办法》的要求，加强对本单位电子文件的归档和管理，做好重要传统载体档案(包括纸质、声像、照片等)数字化转换工作，为全面开展档案登记备份工作打下基础。积极开展机关、团体、国有企事业单位示范数字档案室创建活动，条件好的进馆单位率先启动档案登记备份工作。

(四)注意备份的范围和数据形式

A、范围。根据电子文件和数字档案的权属关系、进馆要求，列入登记备份范围的档案包括： 1、法定进馆单位的重要电子文件和数字档案。包括各机关、团体、国有企、事业单位和其他组织形成并保管的尚未到移交进馆年限的归档电子文件、档案数字化成果等。2、相关重点领域形成的重要电子文件和数字档案。(1) 涉及公共利益或者单位、个人权益的重要民生领域的档案。重点是各类业务主管机关形成的与人民群众关系密切的重要业务档案和电子数据(包括人力资源和社会保障、城乡住房和建设、医疗卫生、教育、民政、农业、林业、环保、工商、质监、食品药品监督、安全生产监督、国土资源及其他重要民生领域形成的业务档案和电子数据。(2) 国有企事业单位形成的事关国计民生、具有重要法律凭证价值或现实查考价值的电子文件和数字档案。(3)重大活动、重点建设项目档案。主要指对辖区内有重大影响的全县性活动和县级以上重点建设项目在建设过程中形成的对国家和社会具有长久保存价值、较高凭证价值和现实查考价值的电子文件和数字档案。

对于其他领域相关电子文件和数字档案。在自愿基础上，对非国有企业、基层自治组织和个人保存的重要电子文件和数字档案进行登记备份。

B、三种数据形式：(1)电子业务数据。指各专业主管部门及下属单位通过专门业务信息管理系统形成的现行电子业务数据(库)以及经CAD系统设计产生的具有重要保存价值的电子图纸等。(2)电子公文。指各单位在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成的公务电子文件(一般为版式公文或文档、图表等形式，包括相关元数据和机读目录等)。(3)档案数字化成果。指各单位传统载体档案经数字化转换后的数据成果，包括全文和机读目录等。

(五)注意档案登记备份工作流程。

首先是登记。各单位在移交档案备份数据前做好以下工作： 1、填报《档案管理情况登记表》，并做好重要电子文件的形成与管理情况调查、传统载体档案数字化转换和数据备份导出等前期准备工作。2、根据档案登记备份工作要求，将纳入登记备份范围的数字档案在移交前生成备份包或导出到脱机载体(同步生成唯一性认证信息)，并做好备份载体(包)的登记管理工作工作，填写《电子文件和数字档案备份情况表》(包括续表)、《档案备份数据移交、接收检验表》。其次是报送、移交。各单位可通过在线传输、光盘移交等方式，将档案登记备份载体(包)与相关书面材料按规定时间报送至档案登记备份中心。

(六)注意各类数据备份要求。

首先是档案资料的交接认证备份、日常管理服务工作。切实加大对档案备份工作实施情况的督查和考核力度，适时将档案登记备份工作纳入目标责任制考核内容。各乡镇、各部门要按照市档案局统一规划和要求，认真做好档案登记备份的各项工作，密切配合，积极实施，确保本单位档案登记备份工作顺利开展。其次是强化资金保障。档案登记备份工作是一项创新性的工作，技术要求高、专业性强，必须强化人力、物力和财力的保障。要加大对档案登记备份工作的资金投入，将登记备份中心建设，以及列入登记备份范围的各行政事业单位所需工作经费列入预算，为开展档案登记备份工作提供资金保障。再次是完善工作机制。各单位要把档案登记备份工作纳入工作规划，加强沟通合作，形成各系统、各部门共同参与的良性工作格局。制定和完善相关工作制度，要把档案登记备份工作纳入档案验收、年检和业务考核内容，要积极开展档案登记备份工作培训，加大档案信息技术专业人才培养力度。档案登记备份中心应配备信息安全、网络管理、数据库、硬件维护等专业人才，制定、完善相关业务规范，有效推进档案登记备份工作的开展。

参考文献：(1)刘越男：《电子文件管理流程的变化及其引发的思考》，《中国档案》2002年第7期

(2)2011年两会特刊：《两会时评》, 《人民日报》，2011.3.9第7版

(3)宋光宝：《社会管理要解决好三个关键问题》，《今日浙江》2011年第3期

(4)包蹇：《上海首次以白皮书向社会报告六年来依法行政工作 政府信息公开“倒逼

效应”凸显》，《人民日报》，2011.3.25第11版

 

作者简介：邵丽君，女，1965年5月出生， 2005年6月毕业于浙大人文学院(函授)，浙江省诸暨市城建档案馆 副研究馆员 通讯地址：浙江省诸暨市滨江支路2号，联系电话：0575-87113331