2017年绍兴市档案学会档案学术交流论文

    信息化背景下高校档案服务策略研究

浙江越秀外国语学院    王秀芳

 摘要：信息化背景下，高校档案服务工作存在诸多不足之处，档案服务工作作为高校管理的基础工作，对于高校的健康发展具有极其重要的作用。新时期下，高校应积极开展双向性、主动性档案服务，大力引进现代化信息技术手段，创新档案服务方式，加强档案服务队伍素质建设，全面提高档案服务水平。本文主要对信息化背景下高校档案服务策略进行详细的分析，旨在提高高校档案服务水平。

  关键词：信息化；高校；档案服务；策略

 一、当前信息化背景下档案服务工作存在的问题

（一）档案服务途径和形式单一

一方面，虽然我国档案历史悠久，但在服务途径方面，主要还是采取面对面的服务方式，电话服务、传真服务等现代化服务方式屈指可数，更没有构建邮件信件、网络在线服务渠道。在信息化发达的时代背景下，并没有使网络服务模式成为主流的服务模式，这就大大暴露了当今高校档案服务模式存在的弊端：以自我为中心，把工作都圈在学校这个小天地中，与时代发展脱轨。另一方面，据相关数据统计，目前我国高校档案工作的主要服务形式还是以复印档案、开具证明和查阅档案为主，尤其是复印档案，所占比例最大。高校档案馆缺乏档案陈展、档案目录信息服务和档案咨询服务等服务方式，服务方式单一，缺乏与时俱进。因此，整体来说，高校档案馆的服务途径和形式都跟不上时代的步伐，严重制约了档案信息资源的开发和利用。

（二）档案管理员观念陈旧，档案种类匮乏

我国高校档案管理员普遍思想观念都很传统，高校档案馆的收藏资源也有很大不足。由于过去高校档案管理是以政治服务为主，缺少现代服务意识。导致现在很多高校还是没将其归入现代信息管理的轨道。这也是高校管理员的管理能力不足的具体体现，与此同时，我国高校的档案管理的分类也存在严重的不均情况。

（三）高校档案信息资源不完备

高校档案信息资源共享需要有完备的档案信息资源做支撑。由于历史的原因，高校档案管理体系呈现一种随意、松散的状态，管理部门职责分工不明，管理失范。比如：学生在校学习成绩或学历证明资料，有的学校是在档案馆（室）存档，有的学校是教务处存档。这就造成了档案信息资源的零散化、条块化，用户难以在一个部门查询到所需的全部信息，影响了高校档案信息资源的社会共享。

二、信息化背景下进一步完善高校档案服务的策略

（一）双向性服务

高校档案服务的根本是为了促进高校自身的发展，高校档案部门的主要职责是为高校后勤保障、学校教学、科研以及学生管理等相关工作提供优质服务。在高校教学管理过程中，高校档案服务的内容应包括以下几个方面：1）为高校营造一种良好的学术研究氛围，适当增加创新研究工作。2）为教学评估提供基础性的参考数据，同时应提供跨学科研究成果，还应该提供反映社会需求的相关材料。3）在学生管理和培训过程中，应提高学生的基础教育素质以及专业素质，提高学生的社会适应力。

（二）大力采用现代化先进的服务手段

目前，各种先进的信息技术正在潜移默化的改变着人们的生活、工作和学习方式，也逐渐成为人们在日常生活和工作中必不可少的部分。高校档案服务工作也应该做到与时俱进，大力引进先进的信息技术进行公共档案信息服务。具体而言，高校应根据自身的特点建设一个极具特色的档案网络数据库，充分利用网络信息的优势为广大师生提供更加便捷、高校、准确的档案信息服务。在高校档案数据库建设过程中，应注重数据库的个性化，尽可能满足广大师生对于高校信息服务的多样化需求。同时应注意突出数据库的实效性，这就要求档案服务工作人员应定时更新、完善、补充数据库的内容，使档案信息服务和社会保持同步。

（三）建立高校档案服务平台

通过档案信息服务评价机制作用的发挥来推动档案信息服务工作得开展是落实高校档案信息服务策略，提升高校档案信息服务质量的重要保障。长期来高校档案服务工作一直没有建立完整的评价机制，服务质量难以保障。各高校应建立相关的档案服务评价体系，以适应高校信息化管理的要求。档案服务评价包含以下内容：1）服务指标：对档案信息服务的每项服务做出明确规定。2）服务制度：建立具有可操作性的完备档案服务体制。3）服务流程：规范可行、便捷高效的服务流程。4）服务方式：服务方式是否到位，可利用的档案信息是否健全。5）服务有效性：服务的及时、系统、充分。

（四）主动性服务

目前，档案信息服务缺乏系统性、主动性和有效性的服务，虽然“主动服务”这个口号喊了很多年，但师是起来却非常迟缓，缺乏创造性，只有传统的服务项目和“响应”服务。被动式的服务可能导致档案信息不系统、不完整，档案部门的社会功能以及档案的价值得不到应有的发挥。现在，大学评估档案工作者的业绩与其他专业的技术人员基本上是一样的，与新人事制度精神有着显著的差距。因此，笔者认为比较合理的做法是用档案实体管理中的安全性与规范性、档案服务的有效性、分管档案工作中档案形成的准确性和完整性、档案检索工具中的完备性等指标来取代现行的出书、论文、获奖、科研项目等指标。这样调整评价指标，可以促使高校档案工作者不断创新，提高档案服务的效率和质量。

（五）完善高校档案服务评价性，优化用户体验

通过建立高效档案服务的评价机制，让师生来进行评价档案管理的好和坏，得与失是保障高校档案服务机制水利进行的重要维度。“可口可乐公司在上市曾经试图推出过不同口味的可乐，但当这个消息一抛出后，可口可乐公司的股票价格就狂跌，后来事实证明新口味的可乐销量并不理想，可口可乐最终只好放弃了这个计划。”在当今市场经济下，我们不妨把档案管理也作为一种商品来处理，认真的去经营它，当推出一些新的板块或者进行改革和创新时，先问一下“顾客”的感受，“顾客”感觉不好时自然会抛售手中的过票，对应过来就是要让使用这个系统的学生和老师进行网上评价，教师和学生们觉得这个变革不好时，自然就会给出比较低的分数，当学生们和教师觉得认为这个创新很好时，给出的分数自然会比较高，因此对于信息技术下的档案管理服务不仅仅是档案中心的技术人员的事，更是关系到广大的师生甚至是后勤，保安，以及学校的行政人员的事，因此要充分参考这些使用者的意见，来进行档案管理的创新和变革，让学生们和教师从中受益。

总之，在当前的高校管理工作之中，档案发挥着非常重要的职责。学生档案记载了每名学生的学籍信息，教师档案更记录了教学成果和教学方法，教师的综合评价都记录在内，学校的发展档案则是展示了学校的历史，整体规划和各项规章制度。这些信息需要做好保护，但是为了顺应现在透明化社会的需求，我们不仅要让这些数据为学校内部的学生教师所使用，更要做到部分公开透明，接受社会的监督当然也为社会上的一些组织提供一些关于大学的数据，以供参考，为社会服务。信息技术推动信息更加的公开化透明化，在网络这个大平台上积极主动地同外界去沟通和交流，让这些数据更加具有时效性和可靠性来顺应时代的发展，要走出去积极和社会的一些平台相联系，避免出现“孤岛效应”。

  参考文献：

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[4]袁继军 高等学校档案馆公共服务策略研究[D].上海交通大学，2012.

[5]王海量 倪丽娟；高校档案用户利用需求分析研究[J].黑龙江档案，2007（5）；12-13.