2017年绍兴市档案学会档案学术交流论文

健全企业档案管理制度  改进企业档案业务工作

浙江震元制药有限公司  蔡宏玉

论文摘要：企业档案为企业研发、生产、经验、管理和持续发展提供有效服务。但企业档案管理中存在着各种问题导致档案不能有效发挥作用，通过健全企业档案管理制度，改进企业档案管理中存在的问题。

关键词：企业档案  问题  制度  改进

企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料，是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作，应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方案的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。[1]

档案管理是企业管理的一个重要的组成部分。档案管理从不同程度上对公司企业的信息进行总结和传递，企业重视档案管理并合理地应用发挥其积极的作用，能够在一定程度上提高员工的工作效率，能够很好的提高公司的经济效益，有利于企业的经营和发展。但企业档案管理中存在着各种各样的问题，导致了档案不能有效的发挥作用。

一、企业档案管理中存在的问题

1、对档案重视不够

一些企业对档案工作重视还不够，档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，虽然把档案工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但真正把档案管理工作作为企业工作有效机制来抓方面还存在缺限。有些重要的业务档案没有及时整理、装订、归档，移交综合档案室，而是放置在各职能各科室。客观上讲，有些档案放置在职能科室可以方便查阅利用，归入档案室保管给调阅利用确实造成不便，但按照档案管理要求，不符合档案法规定。

 2、档案收集不及时、完整、符合要求

 档案收集工作可以说是开展档案管理的起点和基础环节，也是保障后续的档案管理工作得以顺利进行、决定档案管理工作质量的关键环节。现行社会，各类文件、资料的数量及种类日益增多，形式多样化，由于档案制度的不完善、档案管理意识不强等原因，导致有些材料放在个人手上，没有及时归档，导致企业档案缺失。主要表现在；一是档案门类和载体单一，有的企业位不仅有文书档案，应归档的科技档案、专业档案、照片档案、音像档案、实物档案没有及时归档。二是一些重要档案未归档。一些反映本企业重要业务活动的档案，反映本企业行政管理职能的重要档案散存在有关领导和相关业务科室中，而未移交给档案人员进行归档。

3、存在重保管轻利用，利用不足

大批档案得不到充分利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；档案编制、研究比较简单，没有充分发挥档案的作用；领导也不能及时、全面和有效地利用档案，从而失去档案的经济价值。

4、档案人员的更换频繁，整体素质不高

一些企业档案管理人员年龄大、知识少、素质低，没有工作经验，更谈不上专业档案管理业务技能，可以说，普遍存在一个整体能力不高的问题；而有些企业只注重经济效益，为了减少人员开支增加效益，部门人员不断精减，兼职越来越多，企业档案人员更换频繁、现象较为严重。档案管理的工作人员不稳定、不专业，不能对档案进行合理的管理，在工作当中会破坏或者遗失部分档案信息，对不合格的档案不能及时鉴别、修复，导致档案管理不能有效衔接。

5、档案质量良莠不齐，档案鉴定工作开展不力

一些企业档案只要进了档案室，就会永远藏匿在档案室内，一些本来失去价值的档案，如一些已报废的设备档案、已拆除的基建档案等，已经不能发挥作用了，由于档案鉴定工作不到位，没有及时销毁还长期积压占用库存，导致一些有用的档案无法及时入库。企业档案鉴定工作开展不力，形成了档案的积压，导致档案质量良莠不齐，不能有效利用档案。

二、健全企业档案管理制度，改进企业档案工作中存在的问题

1、强化档案意识，完善档案管理

各企业主要领导要充分认识档案工作的必要性和重要性，要明确分管领导和工作职责，建立以分管领导为组长，各科室负责人和专(兼)职档案管理员为成员的档案管理工作领导小组，分派具备档案管理资格的人员上岗从事该工作，各科室专设兼职档案员一名。并将此项工作列入年度工作计划和领导工作的职责范围，摆上议事日程，要定期听取档案工作汇报，及时分析研究解决档案工作遇到的问题，并把档案工作列入本单位年度考核范围，为档案事业发展创造一个良好的内部环境。

2、健全档案收集制度，做好档案收集工作

收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象。因此它是档案工作的起点的第一环节。档案管理部门在进行档案收集工作时，制订严格明确的岗位职责，把文件材料的归档工作落实到具体的业务部门和个人，明确收集渠道，定向、定内容进收集。材料收集是一项档案管理的基础工作，必须建立健全一套可行的档案管理材料收集制度，明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。让档案收集工作有章可循。

3、完善档案利用制度，充分发挥档案作用

档案利用的合理有效是企业又好又快发展的一项基础性工。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现。档案管理部门应完善档案利用制度，明确档案提供利用的方式、方法、权限等；加强档案检索系统建设，开发档案档案信息资源，及时、有效地提供档案服务；对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编；对档案信息进行综合整理，形成专题材料；对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料等，充分发挥档案作用。

4、加强档案人员的队伍建设，提高档案人员的素质

在档案管理中应加强相关人员的队伍建设，使档案人员的素质得到一定的提高，将队伍建设搞好，加强档案人员对相关规章制度、职业道德教育以及现代化科技知识的培训，使相关人员的工作能力和业务水平得到相应的提高。解决好档案人员的实际问题，为他们提供良好的发展平台，使他们能安心本职工作，从而促进档案工作的持续稳定的发展。培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情,使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。

5、完善档案鉴定、销毁制度，提高档案馆藏质量

科学的档案信息价值鉴定体系，是工作人员做好档案鉴定销毁工作的重要保障。作为档案管理部门的工作人员，不能沿用传统的标准，即按照保管期限进行鉴定销毁。应该根据企业的实际情况，根据档案的存放价值进行鉴定销毁。因此，必须根据企业的实际发展情况，充分考虑到各部门的意见，建立健全档案鉴定销毁制度，明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求；定期对已到保管期限的档案进行鉴定，对档案要进行认真的鉴定，避免出现档案鉴定事故，从而为企业发展提供有力的档案支撑。

企业在以往的档案管理制度基础上，结合内外部生产经营环境的变化，对企业档案现行业务、管理流程、规章制度进行全面清理和剖析、梳理、整合、修订和完善，建立起统一的档案管理制度体系至关重要。建立健全《档案管理员的职责》、《保密工作制度》、《档案查阅利用制度》、《档案接收制度》、《档案保管制度》、《档案整理制度》、《档案登记制度》、《档案资料征集制度》、《档案鉴定工作制度》、《档案检查工作制度》、《档案管理工作程序》、《档案管理目标任务奖惩办法》等一系列制度，并上墙公示，确保档案管理工作向法制化、制度化、规范化方向推进。

参考文献：[1]企业档案工作规范